Paradoxaal genoeg ontstaat er hierdoor een nieuwe uitdaging. Ofschoon al de voorgenoemde producten kennisdeling nastreven, leidt de ontwikkeling van Microsofts dienstenaanbod tevens tot een fragmentatie van diezelfde kennis. Gebruikers moeten zich in toenemende mate gaan afvragen waar welke communicatie en samenwerking dient te geschieden. Het consulteren van een drie- à viertal kanalen alvorens de informatie terug te vinden die men zoekt ondermijnt sterkt de productiviteit van de eindgebruiker. Naast werknemer binnen een professionele context is deze eindgebruiker ook klant binnen zijn of haar eigen privésfeer. En het is algemeen geweten dat klanten koning zijn. De verwachtingen van deze klanten, a.k.a. eindgebruikers, sijpelen langzaam maar zeker door op de werkvloer. De eisen die zij stellen aan de user experience van software, dewelke beroepsmatig gebruikt wordt, zijn dan ook niet gering. Snel en niet al te complex, dat spreekt. Maar ook graag intuïtief en met een responsive design, als het even kan.

Enerzijds zorgt het toenemend aanbod van Microsoft O365 diensten dus voor een proliferatie van informatie die idealiter wel samen en overzichtelijk blijft. Anderzijds zijn er de hoge verwachtingen van de eindgebruiker ten aanzien van software die binnen een professioneel kader gebruikt wordt. Het is binnen deze context dat Beezy vier jaar geleden het levenslicht zag. Beezy is een jong software bedrijf dat gevestigd is in – hoe kan het ook anders – Silicon Valley. Net als Spikes gelooft ook Beezy rotsvast in de productiviteitsverhogende capaciteiten van Microsoft Office 365 en SharePoint. Hun gelijknamig product is dan ook volledig gebaseerd op de verschillende features die we in beide pakketten terugvinden. Tot dusver niets nieuws onder de Californische zon zou je kunnen zeggen.

Wat Beezy dan wel precies doet? Beezy gooit als het ware één uniforme schil over de verschillende Microsoft producten. Eén uniforme schil? Vergelijk het met een bananenmilkshake. Deze bestaat uit onder meer bananen – not joking -, vanille ijs, melk en suiker. Wat Beezy doet is de verschillende smaken mixen tot een homogeen geheel waar de eindgebruiker gelukkig van wordt. Net zoals bij een goede bananenmilkshake geraakt die laatste al snel enthousiast en wordt het gebruik ervan als iets leuks ervaren. In meer abstracte termen plaatst Beezy de verschillende tools en features van O365 en SharePoint in één compacte blackbox. De eindgebruiker hoeft dan vervolgens enkel nog maar te communiceren met de fraaie user interface van Beezy zelf. Een idee dat even simpel als geniaal is.

En dat vonden ze ook op de European SharePoint Conference in Stockholm op 11 november laatstleden. Daar kaapte Beezy de award voor Best Office 365 Solution weg, en dat niet voor het maken van bananenmilkshakes. Beezy kreeg er erkenning voor de manier waarop ze, zowel in de cloud, on-prem als in een combinatie van beiden, er in slagen om de digitale werkplek te uniformiseren en de samenwerking er naar een hoger niveau te tillen. CEO Jordi Plana verwoordt hun succesrecept in zijn overwinningsspeech als volgt:

“Enterprises are focusing more and more on tools and solutions that can increase business productivity, and Office 365 is by far the fastest-growing productivity platform for these customers. We are focused on enhancing and extending Office 365 even further, and customers are definitely responding.”

Met deze woorden zet Jordi Plana Beezy’s missie kracht bij om de manier waarop mensen samenwerken binnen bedrijven te veranderen. Niet om de verandering zelf. Wel omdat hij en zijn team ervan overtuigd zijn dat werknemers hierdoor finaal gelukkiger en performanter zullen worden. Een analyse waar we ons bij Spikes graag volmondig bij aansluiten.

–

–

Office Mix, het klinkt een beetje als iets van de AVEVE voor het maken van wafelbeslag. Maar dan voor op kantoor. En nu ik er zo over nadenk is het dat misschien ook wel een beetje zo. Alleen hoef je hier geen boter en eieren toe te voegen, maar tekst en uitleg. De Office Mix 2015 zou ook een verzamel CD kunnen zijn. Of een Spotify afspeellijst met alle nummers die het gewoon keihard verdienen om minstens één keer per dag op kantoor gespeeld én gezongen te worden – Cheerleader van OMI zou er ongetwijfeld in opduiken. Mix: hier als een verwijzing naar een mengelmoes van stijlen en invloeden. En dit gaat ook voor Office Mix op. Verschillende visuele of auditieve stimuli staan hierbij immers ten diensten van het succesvol overbrengen van jouw boodschap.

De Office Mix waar wij het over hebben kan vooralsnog niet worden teruggevonden op Spotify. En nog minder in de lokale platenwinkel. Neen, zelfs niet in de AVEVE. Wel kan deze geïnstalleerd worden als een add-in voor PowerPoint. En dat geheel gratis bovendien. Met behulp van Office Mix voorzie jij iedere slide van jouw bestaande PowerPoint presentaties in een handomdraai van tekst en uitleg. Play en stop, that’s all it takes. Collega’s die een bepaalde presentatie hebben moeten missen? Studenten die wegens ziekte langere tijd geen colleges konden bijwonen? Een tutorial om je haakkunsten over te brengen naar een publiek breder dat dat in de huiskamer? Geen probleem! Office Mix maakt het zelfs mogelijk om naast tekst en uitleg ook videomateriaal op te nemen en dit simultaan met je slides at te spelen.

Stel: je geeft een presentatie aan een groep van een dertigtal mensen. Hoe groot is de kans dat je hen een vraag stelt? Of om hun mening vraagt? Inderdaad, met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijk vindt er interactie plaats tussen jou en je doelpubliek. Dit is niet echt eenvoudig wanneer je publiek zich niet langer in eenzelfde ruimte bevindt. Bijna fysisch onmogelijk zelfs. Maar gelukkig is dat buiten Office Mix gerekend. Office Mix laat je polls en quizzes toevoegen als was het kinderspel. En the best is yet to come… Wanneer je je van tekst en uitleg en video – desgewenst zelfs screen recording – voorziene Mix oplaadt op de Office Mix Website kan deze met je collega’s, vrienden en familie delen met behulp van een speciaal gegenereerde hyperlink.

Stel vervolgens: je hebt bovenvermelde stappen uitgevoerd en bent apentrots op het eindresultaat. Natuurlijk wil je nu weten hoeveel mensen jouw geesteskind bekeken hebben. Welke de resultaten van de poll waren. Hoe performant je doelpubliek was op de quiz die je enthousiast in elkaar knutselde. Enzovoort. Allemaal vragen waar OfficeMix een antwoord op heeft. Zo kan je per slide een gedetailleerd overzicht opvragen. Hierop staat onder meer aangegeven hoeveel mensen je Mix bekeken, hoeveel tijd ze gemiddeld spendeerde aan een welbepaalde slide en zelfs waar sommigen besloten om vroegtijdig af te haken. (zie: figuren 1 & 2)

Office Mix laat je toe om engagement op te wekken bij de mensen die je presentatie bekijken. Ook wanneer zij zich niet in dezelfde fysieke ruimte bevinden. Dit door hen vragen te stellen (cf. polls en quizzes), dingen te tonen (cf. screen recording) of gewoon door je presentatie een menselijk gelaat te geven (cf. video recording). In het gelaat van de ander herkent men tenslotte zichzelf, nietwaar? Office Mix komt hiermee tegemoet aan de groeiende maatschappelijke trend waarbij we naar betrokkenheid verlangen. Anders dwalen onze gedachten al snel af richting de was, de plas en het beheer van onze persoonlijke sociale media. Nu we toch bezig zijn kunnen we er in één enkele moeite een tweede huizenhoog cliché tegenaan smijten: meten is weten. En ook dit heeft Office Mix erg goed begrepen. Met een helder overzicht van de meest relevante statistieken krijg je als eigenaar inzicht in hoe je Office Mix presentatie werd onthaald.

Ter afronding: onbekend is onbemind én oefening baart kunst! Dus waarom niet gewoon zelf één van je bestaande presentaties omtoveren tot een interactieve Office Mix? Hoe je dit beste aanpakt zie je in de volgende… Office Mix

–

–